Documentos Internos Empresariales
Cotización, orden de compra, remisión, recibo de caja, vale de anulación y apartado/layaway: qué son, cuándo usarlos y cómo se diferencian de los documentos electrónicos exigidos por la DIAN.
Importante
Estos documentos son de control interno. No reemplazan la Factura Electrónica (01), el Documento POS Electrónico (DEE-01 ≤ 5 UVT) ni los Documentos Equivalentes (DEE-02 a DEE-09) que sí deben transmitirse a la DIAN.
Los 6 documentos internos que toda PYME usa
Cotización
Oferta comercial previa a la venta
Documento no vinculante con precio, condiciones y vigencia. Se entrega al cliente para que evalúe y, si acepta, se convierte en pedido o factura.
En SistecPOS
Genera cotizaciones desde el POS, dales vigencia y conviértelas en factura electrónica con un clic.
Orden de Compra
Pedido formal del cliente
El cliente formaliza qué quiere comprar, en qué cantidad, a qué precio y con qué condiciones de pago/entrega. Sirve de base para emitir la FEV.
En SistecPOS
Importa órdenes desde Excel, WhatsApp o email y dispáralas como prefactura/factura en el POS.
Remisión / Nota de Entrega
Trazabilidad de mercancía despachada
Documento que acompaña el despacho físico de mercancía cuando la factura se emite después (ej. entregas a crédito o por consignación).
En SistecPOS
Imprime remisión desde el POS sin afectar inventario fiscal y conciliala con la factura posterior.
Recibo de Caja
Soporte de pago recibido
Comprobante interno de un pago recibido (efectivo, transferencia, tarjeta). No reemplaza la factura: la respalda.
En SistecPOS
Cada pago en POS imprime su recibo y queda ligado a la factura electrónica y al arqueo del turno.
Vale de Anulación
Control de anulaciones operativas
Soporte interno cuando se anula una operación antes de transmitirla a la DIAN (ej. ticket cancelado en caja). Si ya se emitió FEV/DEE, se necesita Nota Crédito (91).
En SistecPOS
Trazabilidad por usuario y motivo de anulación; alerta si supera el umbral por turno.
Comprobante de Apartado / Layaway
Reserva de mercancía con abonos
El cliente abona en cuotas y la mercancía se entrega al pagar el total. El abono no es venta: la factura se emite al hacer entrega.
En SistecPOS
Registra abonos contra el apartado, controla saldo y genera la FEV automáticamente al cerrar.
Preguntas frecuentes
¿Estos documentos se reportan a la DIAN?
No. Son documentos de control interno: no se transmiten al sistema de validación previa de la DIAN. La obligación fiscal se cumple con FEV (01), DEE o Documento Soporte (05).
¿Puedo entregar solo una cotización o remisión al cliente?
Para uso interno o logístico, sí. Pero ante una operación de venta gravada, debes emitir el documento fiscal correspondiente (FEV, DEE-01 ≤ 5 UVT, o el DEE de tu sector).
¿Qué pasa si anulo una factura ya enviada a la DIAN?
El vale de anulación interno no aplica: debes emitir una Nota Crédito Electrónica (91) que reverse total o parcialmente la factura aceptada por la DIAN.
¿El apartado/layaway genera IVA al recibir el abono?
Generalmente no: el hecho generador es la entrega del bien. El abono se trata como anticipo. La FEV se emite al entregar la mercancía completa.
Un solo POS para tus documentos fiscales y operativos
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